W życiu różnie to bywa, kiedy nic złego się nie przytrafia, człowiek nie zastawia się nad kwestiami dodatkowych polis na życie czy też ubezpieczeń dóbr. Oczywiście, można pod dyskusję poddać kwestie finansowania takich dodatkowych ubezpieczeń – jednak, w opisywanym przypadku koszty są minimalne.

Obecny artykuł poruszy kwestię zabezpieczenia Twoich dokumentów ! Mało kto zastanawia się, jakie konsekwencje może przynieść utrata dokumentów np. w wyniku pożaru, zalania czy też kradzieży.
A przecież, większość dotychczasowej dokumentacji jest w formie papierowej i bardzo łatwo może ona ulec zniszczeniu.
Polisy na życie, umowy własności pojazdów, dokumentacja medyczna, edukacja, akty urodzenia, małżeństwa i na sam koniec AKTY WŁASNOŚCI domu / mieszkania – to są dokumenty, bez których (oryginały) będzie nam bardzo ciężko udowodnić, że moje jest moje, że Pani/Pan magister to …. itd. Itd.  

Co można na to poradzić ?

Drogi są różne, możemy wykonać kopię dokumentów i poświadczyć je notarialnie. Trzymamy ją wtedy w innym miejscu np. u rodziny lub tworzymy kopie na nośniku elektronicznym. W tym artykule poruszona będzie ta druga opcja – kopii na nośniku elektronicznym, na pendrive.

Ale przecież, kopie bez poświadczenia notarialnego … tak, zgadza się, jeżeli chcemy ograniczyć ZNACZĄCO koszty, musimy iść na pewne ustępstwa – jednym z nich jest trzymanie tylko „samej kopii”.
Oczywiście, możemy takie dokumenty (jeżeli ktoś ma taką możliwość) podpisywać swoim podpisem elektronicznym – jednak nie jest to równoznaczne z poświadczeniem notarialnym.

Więc po co i dlaczego tak ?

Mimo wszystko posiadanie kopi elektronicznej ma wiele zalet, jedną z nich jest ZAJMOWANIE MIEJ MIEJSCA, niż w przypadku kopii papierowej. Wiadomo przecież, ze dokumenty zajmują sporo miejsca – w formie elektronicznej, zajmują tylko tyle miejsca ile zajmuje nośnik, na którym umieściliśmy naszą kopię
Kolejnym plusem jest możliwość ich zabezpieczenia np. zaszyfrowania na kilkadziesiąt sposobów – takiej opcji w przypadku papierowej dokumentacji nie ma, trzeba by ją trzymać w „tajnej skrytce”, w sejfie lub innym zabezpieczonym miejscu.

Czyli elektronicznie

Poniżej zaprezentuje jedną z możliwości – samo rozwiązanie jest proste, a cały proces do przeprowadzania dosłownie przez każdego ! Koszty jakie trzeba ponieść (o ile nie mamy tego w domu) to … koszty nośnika – ale o tym dalej.

Startujemy

Nie będę tutaj rozpisywał się, który nośnik elektroniczny masz wybrać – wyboru dokonaj samodzielnie, uwzględnij kwestie trwałości, łatwości uszkodzeń, szybkości działania, wielkości itd.

Pendrive
Tutaj małe wtrącenie z mojej strony – czemu nie kupować najtańszych pendriveów – tzw „reklamówek” czyli pospolitych pendrive’ów z blaszką.

Poniższe zrzuty ekranu przedstawiają transmisję danych najtańszych pendrive’ów oraz rozwiązania niewiele droższego, zastosowanego w artykule.

Jak widać na powyższych zdjęciach – oszczędność kilku złotych będzie się mściła w postaci czasu oczekiwania na przekopiowanie plików na ten nośnik. Oczywiście, powyższe nie jest profesjonalnym testem, miało tylko pokazać różnicę i na co trzeba zwracać uwagę.

Pendrivem na potrzeby artykułu jest ADATA UV128

Od czego zacząć ?

Pierwsza główna sprawa, zbierz wszystkie dokumenty i posortuj tematycznie:

• Polisy na życie
• Ubezpieczenia domu, auta, itp.
• Edukacja
• Urząd Stanu Cywilnego
• Urząd Skarbowy (rozliczenie roczne)
• Doświadczenie zawodowe (umowy o pracę, umowy zlecenie \ o dzieło itd.)
• Dokumentacja medyczna
• Umowy z dostawcami (woda, prąd, gaz, internet itd.)
• Poświadczenia własności np. pojazdów, łodzi, motocykle, drogiej elektroniki
• Księgi wieczyste, akty notarialne (dom/mieszkanie/działki itd.)
• Dowód osobisty, prawo jazdy, patenty motorowodne, licencje itd.
• Na koniec : pamiątki – zdjęcia, filmy.

Oczywiście, może na tej liście czegoś zabraknąć, ale tylko od Ciebie zależy co na niej jeszcze umieścisz.
UWAGA !  Jeżeli zabezpieczasz tylko swoje dokumenty – ta lista obowiązuje tylko Ciebie, jeżeli również małżonka, dzieci, rodziców – pamiętaj, że każda osoba to taka sama lista !
Staraj się więc skanować dokumenty osobowo, aby nie musieć potem oddzielać jednych od drugich.

Kiedy wszystko będzie już tematycznie posortowane, zabieramy się za NAJGORSZY, najbardziej CZASOCHŁONNY etap całego procesu – czyli SKANOWANIE. 
Ja wybrałem skanowanie dokumentów w kolorze, ze względu na pieczątki oraz podpisy. Cały proces skanowania moich dokumentów ( dla dwóch osób ), zajął dobrych kilka godzin ! Oczywiście mogłem skorzystać z automatycznego podajnika, jednak większość dokumentów (akty własności, polisy itd.) w moim przypadku, były niestandardowych rozmiarów oraz w przypadku księgi wieczystej – była to zszyta teczka.
Niektóre dokumenty, które posiadałem były z bardzo delikatnego papieru – zwracaj na to uwagę !

Mam już skany, co dalej ?

Kiedy już zeskanujesz dokumenty i posortujesz „osobami” – dodatkowo zbuduj „drzewo” kategorii i umieść w nim skany osób.

Tajne, tajniejsze, najtajniejsze.

Zanim przejdziesz do „szyfrowania” danych, wykonaj kopie całego drzewa z dokumentami do osobnego katalogu – musisz mieć wyjściowy materiał, na wypadek pomyłki z hasłem lub przypadkowego skasowania tych dokumentów.

W jaki sposób to zrobić ?
Procedura jest jedną z banalniejszych, jednak pozwoli odstraszyć co poniektórych delikwentów w przypadku gdyby nośnik wpadł im w ręce.

Zaczynamy “szyfrowanie”.

O ile jeszcze nie masz, instalujemy 7-zip (link), dalej musisz przeklikać się przez każdy katalog, w którym masz dokumenty niezaszyfrowane ! Klikasz na dokumencie prawym przyciskiem myszy, wybierasz dodaj do archiwum, zaznaczasz poniższe opcje i wpisujesz hasło.

I tutaj mała uwaga – hasło musi być skomplikowane, minimum 12 znaków, duże i małe litery, cyfry, znaki specjalne.

Poniższe zdjęcie prezentuje jaki wpływ na złamanie hasła ma jego długość oraz poziom skomplikowania.

Dla ułatwienia (sobie) możesz wymyślić rodzaj …schematu np.

Data urodzenia słownie np. pierwszyluty +  numer telefonu (cyframi) + znak specjalny :
p6i0e0r1w2s3z6y5l4u#t!y

Szyfrujemy tak dokumenty wewnątrz folderu, dodatkowo jeżeli ktoś chce, może szyfrować cały folder (z danej kategorii) kolejnym hasłem.
Czemu ? Nie widać dokumentów (plików) wewnątrz zaszyfrowanego pliku.
Czyli nawet gdyby komuś udało dostać się „do dysku” i otworzyć archiwum to będzie widział kolejne archiwum, nie koniecznie do którego się dostanie, a nie listę plików, która może go zachęcić do dalszego kombinowania.

Co z nośnikiem ?

Kiedy już wszystko jest zaszyfrowane programem 7-zip oraz sprawdziłeś, że dokumenty, katalogi możemy odszyfrować – przechodzimy do zaszyfrowania całego nośnika.

Metoda to zaszyfrowania nośnika – funkcją Bitlocker. Jest dostępna w systemie Windows (od Windows 7).
Umieszczamy nośnik z danymi już zaszyfrowanymi za pomocą 7zip’a w porcie USB i gdy się pojawi, klikamy na nim prawym przyciskiem myszy.
Uruchamiamy funkcję szyfrowania, wpisujemy hasło do nośnika (oczywiście inne niż do plików !) , wybieramy metodę szyfrowania całego dysku i czekamy na ukończenie.
Dalej postępujemy zgodnie z poniższymi zdjęciami.

Pod koniec należy wydrukować kod ratunkowy, jest to kod, który umożliwi nam dostęp do dysku w sytuacji, w której zapomnimy hasła.

Już ?

Tak już, w zasadzie to wszystko. Oczywiście ktoś powie, że to banalne i że ktoś kiedyś czytał, że jakiś haker złamał zabezpieczenia …..  – Tak ! Nigdzie nie napisałem, że ta metoda jest w 100% skuteczna i nie do złamania – nie ma takich metod !  
Przedstawiony nośnik służy tylko i wyłącznie w celu odstraszenia jakiegoś złodziejaszka, czy synka sąsiadów lub innego napaleńca, który koniecznie by chciał tam pozaglądać. Nikt o zdrowych myślach nie będzie łamał haseł do niewiadomoczego, takie osoby łamią zabezpieczenia w celu osiągnięcia korzyści finansowych, są więc ukierunkowani na zarobek. Nasze dane w zasadzie łatwiej im pozyskać w wyniku złamania zabezpieczeń sklepu internetowego (gdzie danych będzie w tysiącach).


W kolejnym artykule opiszę jak zabezpieczyć FIZYCZNIE sam nośnik.